Trudno chyba o usprawnienie, które zmieniło rzeczywistość biurową tak bardzo, jak e-maile biznesowe. Są szybkie, tanie i takie proste do napisania… Przynajmniej tak myśli wiele osób, które mają tendencję do ich nadużywania.
To ważki problem, jako że średnia wysyłanych codziennie e-maili firmowych jest ogromna – dla roku 2015 to aż 41. W dodatku szybko rośnie, podobnie jak średnia liczba e-maili otrzymywanych, która w tym samym badaniu wyniosła 84 na pracownika. Jednak bardziej niż na liczbie e-maili, powinniśmy skupić się na ich jakości oraz zaangażowaniu osoby piszącej. Może to poprawić naszą skuteczność, a także wrażenie, jakie wywieramy na ludziach, z którymi współpracujemy. Jak zatem wykorzystać e-maile korporacyjne, podnosząc efektywność komunikacji?
E-maile biznesowe – podstawowe zasady
Świat korporacyjny rządzi się swoimi prawami, podobnie jak e-maile biznesowe. Przede wszystkim, aby podjąć wysiłek wysłania formalnego e-maila, powinniśmy mieć ku temu dobry powód. Ten cel musi być łatwy do uchwycenia i nazwania, co zresztą należy zrobić już w temacie pisanej wiadomości. W większości przypadków sam e-mail składa się z kilku stałych części, jak pozdrowienie odbiorcy, wprowadzenie/otwarcie, treść oraz zamknięcie/podsumowanie. Na końcu powinny oczywiście znaleźć się dane kontaktowe nadawcy.
W każdej z części spróbujmy odnaleźć równowagę między stylem formalnym a swobodnym. Najlepiej, by nasz sposób pisania odzwierciedlał poziom zażyłości z odbiorcą. Na zakończenie możemy wybrać zarówno „Z poważaniem” czy „Z szacunkiem”, jak i „Pozdrowienia” czy zwroty jeszcze bardziej nieformalne. W każdym przypadku powinniśmy ponownie przeczytać cały e-mail przed wysłaniem, aby poprawić wszelkie błędy. Dotyczy to literówek, błędów ortograficznych i gramatycznych, ale przede wszystkim błędów w nazwiskach, nazwach firm oraz zajmowanych stanowisk. Najważniejsze kwestie, jak powód wysłania naszego e-maila, najlepiej umieścić na samym początku. Jeśli znajdą się w czwartym akapicie, czytelnik może po prostu je przeoczyć. Możemy jednak powtórzyć je na końcu wiadomości, wzywając go do (jasno zdefiniowanego) działania, np. prosząc o odpowiedź na pytanie.
Nieprzestrzeganie tego typu zasad może poważnie zaszkodzić wysiłkom wkładanym w działania z zakresu Employer Branding w naszej firmie. Etykietę związaną z wysyłaniem formalnych e-mail powinniśmy też przyjąć, pisząc do pracowników działu HR w sprawie ogłoszeń o pracy. Dotyczy to właściwie każdego stanowiska i obszaru, jak IT/Telco, Finanse i Bankowość, a także Usługi Profesjonalne. Specjalista ds. rekrutacji może wiele powiedzieć o kandydatach na podstawie sposobu, w jaki komunikują się za pośrednictwem wiadomości e-mail. Może to dotyczyć np. takich usług, jak Executive Search, Outsourcing Procesu Rekrutacji, IT Contracting czy Interim Recruitment.
E-maile formalne – pierwsze wrażenie najważniejsze
Szacunek lub zażenowanie, produktywność albo strata czasu – właśnie to może przynieść nasza komunikacja, również ta przebiegająca online. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób powstają nasze e-maile biznesowe, w tym ich tematy. Napisanie dobrego tematu to bez wątpienia sztuka. Copywriterzy nierzadko spędzają godziny na wymyślaniu odpowiednich tekstów, aby odbiorcy otwierali wiadomości e-mail wysyłane do nich przez działy marketingu. Temat oficjalnego e-maila musi być stosunkowo krótki (ale nie aż tak, jak „Pilne” czy „Pytania”), zwięzły, prosty i precyzyjny.
Zasadniczo temat powinien zawierać mniej niż 9 słów, z najważniejszymi umieszczonymi na początku. Jeśli chodzi o styl, najlepiej przyjąć taki, jaki znamy z haseł wpisywanych do wyszukiwarek. Dobry tytuł e-maila jest jednoznaczny, a ponadto umożliwia dalsze wyszukiwanie, kategoryzowanie oraz filtrowanie według odpowiednich słów kluczowych. Niewpisanie tematu po prostu uniemożliwia te działania i jest zdecydowanie niegrzeczne. Ani temat, ani treść e-maila nie powinny informować odbiorcy o wielu kwestiach jednocześnie.
Od tego, jaki temat wybierzemy zależy, czy odbiorca przeczyta wiadomość od razu, czy też szybko straci jakiekolwiek zainteresowanie. To ostatnie może się jednak wydarzyć także już po odczytaniu początku e-maila. Zwłaszcza, jeśli nie znamy osoby, do której piszemy, a chcemy coś od niej uzyskać. To oczywiste, że nikt nie lubi być nakłanianym do zrobienia czegoś przez osobę nieznajomą. Jeśli nią jesteś, po przedstawieniu się spróbuj przekonać drugą stronę, że macie ze sobą coś wspólnego. Mogą to być wydarzenia, w których oboje braliście udział (targi, konferencje), podobne zainteresowania, plany albo zadania, ci sami koledzy.
Aby poprawić czytelność e-maili biznesowych, powinniśmy dobrze przemyśleć ich strukturę i organizację tekstu. Podzielenie wiadomości na akapity i zastosowanie logicznej kolejności to podstawa. Poza tym istnieje kilka dodatkowych narzędzi, jak listy i wypunktowania, które nawet w przypadku długich tekstów potrafią czynić cuda. Należy jednak zachować dużą ostrożność, jeśli chodzi o stosowanie ozdobnych czcionek, żywych kolorów i tym podobnych atrakcji.
E-maile biznesowe – nie nadużywaj
E-maile firmowe są tak przydatne i pomocne, że wiele osób ma tendencję do ich nadużywania. Pamiętajmy jednak, że wysyłanie wiadomości w środowisku zawodowym to zdecydowanie nie to samo, co w życiu prywatnym. W pracy powinniśmy ograniczać je do najbardziej zasadnych okoliczności i sytuacji. Lepiej uważajmy na to, co i jak piszemy. I trzymajmy się zasady, że wszystkie nasze e-maile związane z pracą są mniej lub bardziej formalne.
W rzeczywistości korporacyjnej, jeśli nie masz pewności, czy dołączyć kogoś do listy odbiorców e-maila, prawdopodobnie nie powinieneś tego robić. Szanuj cudzy czas, ponieważ czytanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail jest bardzo zajmujące. W rezultacie wydajność całego zespołu może mocno ucierpieć. Ponadto, jeśli komunikujesz się z kimś, ale nie oczekujesz odpowiedzi, nie umieszczaj nazwiska odbiorcy w sekcji „Do”. Zamiast tego zastosuj w tym przypadku kopię jawną (CC). Podobnie staraj się nie nadużywać przycisku „Odpowiedz wszystkim”.
Poza tym pisanie długich e-maili angażuje również twój czas. Pamiętaj też, że niektóre rzeczy lepiej powiedzieć, niż napisać. Podczas rozmowy face to face możemy poznać rozmaite niuanse, to, co znajduje się między wierszami. W przypadku spotkania twarzą w twarz mamy do dyspozycji również mowę ciała i poczucie humoru. I często osiągamy więcej, będąc swobodnymi i zrelaksowanymi. Przynajmniej możemy próbować kontrolować sytuację, starając się szybko reagować na ewentualne potknięcia. Nawet jeśli coś wypadnie niefortunnie, nie pozostawimy dowodów swojej wpadki, co może być dla nas bardzo korzystne.
E-maile firmowe: unikaj emocji i przesady
Tym, co często odróżnia pisanie wiadomości e-mail od bezpośredniej rozmowy, są emocje. W przeciwieństwie do niezobowiązującej pogawędki, w formalnych wiadomościach e-mail musimy trzymać je na wodzy i unikać drażliwych, osobistych tematów. Pozwólmy umysłowi zapanować nad tym, co piszemy. Przede wszystkim nie powinniśmy wyrażać emocji negatywnych, jak złość, wstyd, poczucie zgorzknienia, rozczarowania, urażenia, niesprawiedliwego potraktowania. W takich sytuacjach zdecydowanie nie warto konstruować długich e-maili ani używać wielkich liter, aby „nakrzyczeć” na kogoś na piśmie. O wiele lepiej jest porozmawiać z zainteresowaną osobą, jeśli naprawdę musimy się z nią skontaktować. Ale może najkorzystniej byłoby się uspokoić i przemyśleć wszystko jeszcze raz.
W formalnych e-mailach nie ma miejsca na niepotrzebne emocje, ale także na zbędne zdania, a nawet słowa. Nasze wiadomości powinny wypełniać raczej fakty i liczby, a nie plotki, opinie czy wrażenia. Lepiej też nie traktować e-maili jak zwykłych rozmów, w których możemy swobodnie zmieniać temat. Jeden e-mail powinien dotyczyć tylko jednego zagadnienia. Pomoże to osobom, które lubią utrzymywać porządek w swoich skrzynkach odbiorczych i kategoryzować otrzymywane e-maile biznesowe. Wysyłanie chaotycznych lub emocjonalnych wiadomości przede wszystkim może zostać ocenione jako bardzo nieprofesjonalne.
