Potrzebujemy nowego pracownika! Na już, a nawet na wczoraj! Brzmi jak koszmar rekrutera, prawda? W takiej sytuacji idealnie byłoby po prostu otworzyć system ATS z listą kandydatów, którzy ostatnio aplikowali i zacząć działać. Dzięki odpowiedniemu planowaniu rekrutacji IT znalezienie dobrego kandydata na dane stanowisko nie jest wcale takie trudne!
Przeprowadzone ostatnio badania pokazują, że 61% organizacji prowadzi działania związane z planowanem zatrudnienia. Pozostali natomiast przyjmują doraźne podejście do rekrutacji IT. Brytyjskie stowarzyszenie zrzeszające specjalistów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) przeprowadziło badania. Na ich podstawie opracowano raport dotyczący planowania zasobów ludzkich przez firmy. Ze wspomnianego raportu wynika, że niestety wciąż mniej niż połowa firm planuje zasoby ludzkie biorąc pod uwagę swoje obecne i przyszłe potrzeby. Co więcej, jedynie niewiele ponad 1/3 z tychże firm zbiera dane, dzięki którym może zidentyfikować luki w umiejętnościach swoich organizacji.
Rekrutacja IT- planowanie zatrudnienia – dlaczego warto planować?
W każdej dziedzinie życia ten, kto planuje, działa rozważnie i w sposób zorganizowany, ma większe szanse na sukces. Konieczność planowania jest zatem oczywista. Niestety, często po prostu brakuje nam na nią czasu. Brak planowania zazwyczaj przekłada się na niepowodzenia. Badania wskazują, że aż 65% porażek w biznesie wynika z problemów z ludźmi. Jedynie 35% to problemy związane z produktami, funkcjonalnościami lub rynkiem. Daje to do myślenia, prawda? Nawet najlepszy zespół pracowników nie ustrzeże się błędów. Planowanie pozwala jednak w pewnym stopniu przewidzieć błędy, zminimalizować je, a nawet uniknąć wielu z nich.
Powodów, dla których warto planować zatrudnienie i rekrutację IT jest wiele. Trzy najważniejsze z nich są następujące:
- określenie, jakich zasobów osobowych potrzebuje Twoja firma pozwala skutecznie realizować Twoje cele biznesowe,
- ustalenie budżetu niezbędnego na działania związane z rekrutacją IT i utrzymanie nowych etatów,
- zaplanowana wystarczająco wcześnie rekrutacja pozwala ustrzec się błędów rekrutacyjnych i związanych z nimi kosztów.
Rekrutacja IT – klucz do sukcesu tkwi w planowaniu
Planując rekrutację IT określamy potrzeby naszej organizacji. Musimy zastanowić się, jakich pracowników i kiedy będziemy potrzebować. To konieczne, by skutecznie spełniać nasze wymogi biznesowe. Szacujemy również środki niezbędne na procesy rekrutacyjne i zatrudnienie kandydatów. Pamiętajmy, że należy brać pod uwagę nie tylko rozwój biznesu, ale także statystyczną rotację pracowników.
W tym miejscu trzeba wspomnieć, że oczywiście nie każdą rekrutację IT planujemy. Nie planujemy np. rekrutacji IT na stanowiska wyższego szczebla ze zbyt niskim wskaźnikiem rotacji. Mimo to, miejmy świadomość, że pracownicy najwyższych szczebli również czasem zmieniają pracę. Pozwoli nam to przygotować się do takiej sytuacji i uniknąć nieprzyjemnego zaskoczenia.
Warto zaznaczyć także, że procesy rekrutacyjne realizowane dopiero w momencie pojawienia się pilnej potrzeby zatrudnienia są zazwyczaj dużo bardziej kosztowne. Są także często mniej skuteczne niż zaplanowana rekrutacja IT. Na nieplanowaną rekrutację mamy bowiem znacznie mniej czasu. Co za tym idzie, jesteśmy do niej gorzej przygotowani i tempo naszej pracy jest nieporównywalnie większe. Negatywnie wpływa to na pozyskiwanie kandydatów, ich weryfikację i ostateczne decyzje o zatrudnieniu. Podsumowując, rekrutacja IT przeprowadzona naprędce powoduje błędy rekrutacyjne. Błędy te mogą być bardzo kosztowne.
Jak skutecznie planować zatrudnienie?
Jak już wspomnieliśmy, dobrą praktyką jest planowanie zatrudnienia opierając się na identyfikacji przyszłych potrzeb kadrowych. Musimy dokładnie wiedzieć, ilu pracowników będzie nam potrzebnych. Zastanówmy się, jakie kwalifikacje powinni mieć, by poprzez zatrudnienie ich skutecznie realizować nasze cele biznesowe. Jeżeli za realizację celów odpowiada zespół z menedżerem na czele, kwestię powiększenia zespołu powinno się koniecznie omówić z osobą nim kierującą. Tylko ona wie, czy zasoby, jakimi obecnie dysponuje są wystarczające. Wie także, czy kogoś i konkretnie kogo brakuje. Podpowie nam, jakie są luki kompetencyjne zespołu i co hamuje skuteczną realizację zadań. Dobrze jest również wziąć pod uwagę rekrutację wewnętrzną. Oznacza ona poszukiwanie kandydatów na nowe stanowiska wśród swoich obecnych pracowników.
Rekrutacja wewnętrza ma wiele zalet. Daje możliwość rozwoju pracownikom, oznacza także niższe koszty i mniejszą rotację personelu. Pracownicy ze zmienionym stanowiskiem czy też awansowani dużo rzadziej szukają rozwoju zawodowego poza firmą. Rzadziej również decydują się na zmianę miejsca pracy. Rekrutacja wewnętrzna to również opcja tańsza. W tym przypadku nie ponosimy kosztów poszukiwań kandydatów na rynku pracy i kosztów ich weryfikacji od podstaw. O tym, jak wpływa doświadczenie kandydata na budowanie wizerunku pracodawcy pisaliśmy w jednym z naszych artykułów. Rekrutacja wewnętrzna ma także minusy. Jednym z nich jest hamowanie tempa pozyskiwania osób z zewnętrznym know-how czy też ze świeżym spojrzeniem na cele firmy.
Jak planować budżet na działania rekrutacyjne?
Planowanie budżetu na rekrutację IT to niezwykle istotny etap w całym procesie planowania rekrutacji. Należy bardzo starannie oszacować budżet na działania rekrutacyjne. Po pierwsze, szacunki powinny uwzględniać koszt zatrudnienia wewnętrznych rekruterów lub wynajęcia firmy rekrutacyjnej. Po drugie, nie zapominajmy także o kosztach systemu rekrutacyjnego. System ten pozwala realizować procesy rekrutacyjne efektywniej i automatyzuje bazę kandydatów na poczet przyszłych rekrutacji. Po trzecie wreszcie, w budżecie nie może zabraknąć kosztu ogłoszeń rekrutacyjnych, kosztu narzędzi do weryfikacji kandydatów, czy też kosztu utrzymania nowych etatów.
Podsumujmy krótko etapy planowania rekrutacji IT. Proponujemy przygotowanie “checklisty” w postaci czterech punktów. Podpowiedzą Ci, co zrobić i o czym nie wolno Ci zapomnieć:
- zidentyfikować potrzeby kadrowe organizacji,
- stwierdzić, czy obecne zasoby kadrowe są wystarczające na realizację naszych celów,
- ustalić, czy decydujemy się na rekrutację IT wewnętrzną czy zewnętrzną,
- opracować budżet kosztów rekrutacji i utrzymania nowych pracowników.
Jak skutecznie planować zatrudnienie?
Jak już wspomnieliśmy, planowanie zatrudnienia należy zacząć od przygotowania planu rekrutacji IT. Plan działań rekrutacyjnych to po pierwsze kalendarz. Zawiera daty planowanych procesów związanych z zatrudnieniem w Twojej organizacji nowych osób. Plan ten zawiera również poszczególne etapy procesów rekrutacyjnych oraz okresów czasowych, jakie będą je oddzielać. Warto mieć na uwadze, że zależnie od stanowiska, na które rekrutujemy, etapy i harmonogram rekrutacji mogą wyglądać zupełnie inaczej.
Planując poszczególne etapy rekrutacji IT musimy ustalić, kto ma w każdym z nich uczestniczyć i kto jest odpowiedzialny za jakie działania. Zaplanujmy wszystko szczegółowo. Ustalmy, kto konkretnie współpracuje z agencją rekrutacyjną. Zdecydujmy, kto publikuje na portalach ogłoszenia o pracy. Wyznaczmy, kto podejmuje ostateczną decyzję w kwestii zatrudnienia danego kandydata. Kluczowe jest również, by osoby przyporządkowane do poszczególnych etapów wiedziały, co i w jakim terminie mają zweryfikować w ramach swojego etapu. Sprecyzujmy, jak ma wyglądać wspomniana weryfikacja, a także komu należy przekazać informację zwrotną. Rozdzielenie odpowiedzialności za poszczególne etapy rekrutacji to podstawa sukcesu w procesie rekrutacji IT.
W tym miejscu warto zauważyć, że absolutnie nie każdy proces rekrutacyjny musi być złożony, wieloetapowy i wieloosobowy. W większości przypadków spotykamy się bowiem z prostym procesem rekrutacyjnym.
Szukamy najlepszych kandydatów – jak to zrobić?
Sukces rekrutacji IT wiąże się z sukcesem w pozyskiwaniu odpowiednich kandydatów. Warto to podkreślić, odpowiednich, a nie jakiś kandydatów. Musimy zatem zrobić co tylko możliwe, by pozyskać tych najlepszych. Planowanie musi być podstawą naszych działań.
W planowaniu działań rekrutacyjnych wyodrębnić możemy dwa scenariusze. Często występują one jednocześnie.
Scenariusz pierwszy – pozyskiwanie kandydatów własnymi siłami
W tym przypadku nasz plan rekrutacji IT konsultujemy z osobami odpowiedzialnymi za pozyskiwanie nowych pracowników. Są to na przykład zatrudniony w firmie rekruter czy też pracownik administracji lub menedżer zespołu. Decydując się na ten scenariusz zwróćmy uwagę, czy ta osoba dysponuje odpowiednią wiedzą o kandydatach na stanowiska objęte planem zatrudnienia. Jeśli osoba ta nie rekrutowała ostatnio na takie stanowiska, warto by przygotowała się do rekrutacji. W tym celu należy zebrać informacje z rynku pracy. Interesuje nas dostępność potencjalnych kandydatów, ich oczekiwania finansowe i pozafinansowe. Już sama informacja o oczekiwaniach finansowych kandydatów jest niezwykle ważna. Pozwala nam zaplanować budżet na nowe etaty, a także oszacować, ile czasu zajmie nam rekrutacja IT. Pamiętajmy, im mniejszy będzie nasz budżet, tym więcej czasu i starań będzie wymagało znalezienie i zatrudnienie dobrego kandydata.
W przypadku pozyskiwania kandydatów własnymi siłami warto także ustalić od razu, jakie metody poszukiwania kandydatów będziemy stosować. Określmy także jak długo będziemy rekrutować i jaki będzie koszt naszych poszukiwań.
Różne metody pozyskiwania oznaczają różne koszta. Dla przykładu, można publikować zupełnie za darmo ogłoszenia za pośrednictwem mediów społecznościowych czy też grup na FB. Można także korzystać z płatnych portali ogłoszeniowych. Spróbujmy direct search, na przykład poprzez Linkedin. Pomyłka w wyborze odpowiedniego sposobu pozyskiwania kandydatów może kosztować nas stratę kilku cennych tygodni i sporo pieniędzy.
Scenariusz drugi – pozyskiwanie kandydatów poprzez współpracę z agencją rekrutacyjną
W tym przypadku zlecamy poszukiwania firmie zewnętrznej specjalizującej się w rekrutacji IT. Należy bardzo starannie wybrać agencję. Wybór ten zadecyduje o sukcesie naszej rekrutacji, lub przyczyni się do jej porażki.
Jeżeli poszukujesz wysokiej klasy specjalistów, zleć executive search profesjonalnym rekruterom. Z ich pomocą znajdziesz menedżerów i specjalistów ze ściśle określonymi kompetencjami i doświadczeniem. Dotyczy to zarówno kompetencji miękkich, jak i twardych. Pracownicy agencji to specjaliści. Nie tylko rozumieją potrzeby klientów, ale także posiadają gruntowną wiedzę na temat rynku i potrafią dobrać odpowiednie metody. Dzięki temu realizują z sukcesem projekty rekrutacji IT.
Sprawdzajmy dokładnie referencje agencji i poszczególnych jej pracowników. Będą przecież odpowiedzialni za realizację naszej rekrutacji IT. Warto na przykład przyjrzeć się ich profilowi na Linkedin. Sprawdźmy, jakie doświadczenie z niego wynika, czy są tam referencje poprzednich klientów i kandydatów. Ustalmy także zawczasu, jak bedzie wyglądało pozyskiwanie i weryfikacja kandydatów. Sprawdźmy, czy wybrana przez nas firma jest wpisana do krajowego rejestru agencji zatrudnienia. Dobrze jest poprosić o podanie proponowanej liczby kandydatów oraz o terminy ich dostarczenia. Możemy również oczekiwać od agencji gwarancji realizacji usługi rekrutacyjnej. Przysługuje nam prawo do otrzymania kolejnego dopasowanego kandydata, który akceptuje proponowane przez nas warunki zatrudnienia. Więcej informacji i wskazówek na temat rozpoczęcia współpracy z zewnętrzną agencją rekrutacyjną przeczytać można w naszym artykule.
Skuteczna realizacja planu rekrutacji IT
Plan to oczywiście jedno, a jego realizacja to drugie. Warto jednak zwrócić zawsze uwagę na kilka kluczowych czynników skutecznej realizacji każdego planu rekrutacyjnego. Po pierwsze kompetentna, zwinna osoba odpowiedzialna za realizację planu rekrutacyjnego. Po drugie – zestaw podstawowych narzędzi. Należą do nich system zarządzania zadaniami, system ATS do zarządzania i automatyzowania procesów rekrutacyjnych i budowania bazy kandydatów oraz narzędzia Google / Office (kalendarze, komunikatory). Po trzecie – odpowiedni budżet na rektuację IT (na ogłoszenia, direct search czy też usługi agencji). Po czwarte wreszcie – czas na rzetelne przeprowadzenie rekrutacji. Bez starannie przygotowanego planu i bez wspomnianych jego elementów towarzyszących jakikolwiek sukces procesu rekrutacyjnego wydaje się całkowicie nierealny.
