Rozwój technologii ma ogromny wpływ na naszą pracę. Jednym z jego efektów jest praca z domu. Trend wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania staje się coraz popularniejszy. Wiosną 2020 r. wraz z wybuchem pandemii COVID-19, zamknięciem miejsc pracy, lockdownem i kwarantanną praca zdalna zdominowała sposób wykonywania obowiązków zawodowych w wielu branżach. Nagle cały świat przeszedł na pracę zdalną. Okazało się, że w wielu branżach obecność pracowników na miejscu wcale nie jest niezbędna. Oczywiście oznaczało to nowe wyzwania prawne o charakterze logistycznym i strukturalnym. Wiele krajów musiało uchwalić przepisy dotyczące pracy zdalnej.
Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej 2023 są bardzo zróżnicowane w poszczególnych krajach. Niektóre kraje wprowadziły pierwsze ogólne ramy prawne dotyczące wykonywania pracy poza miejscem zatrudnienia. Inne z kolei przyjęły bardziej szczegółowe rozwiązania. Przykłada się również wagę do pracy na odległość dla osób posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o złym stanie zdrowia. Są one istotne ze względu na organizację pracy. Wiele zasad wprowadzono na stałe do ram prawnych, ale pojawiały i pojawiają się nadal tymczasowe środki bezpośrednio związane z COVID-19.
Nowe zasady wykonywania pracy zdalnej w Belgii
W dniu 14 lipca 2020 r. rząd Belgii wydał pierwsze ważne przepisy bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Oprócz rekrutacji zdalnej, praca zdalna stawała się coraz bardziej popularna. Rząd przyznał pracownikom pracującym w domu miesięczny, opłacany przez pracodawcę, nieopodatkowany dodatek za pracę w domu. Może on pokryć np. koszty energii elektrycznej zużywanej w miejscu wykonywania pracy. Wprowadzone przepisy prawa pracy działają z mocą wsteczną od 1 marca 2020 r. Dodatek dotyczy pracowników zatrudnionych w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy, bez względu na rodzaj pracy. Co najmniej jeden dzień w tygodniu, czyli pięć dni w miesiącu pracują oni zdalnie. Praca zdalna w okresie od 1 kwietnia 2021 r. do 30 czerwca 2021 r. oznacza zasiłek wynosil 144,31 EUR.
Rząd belgijski nie poprzestał jednak na wprowadzeniu wspomnianego wyżej dodatku. Wydano bowiem okólnik precyzujący warunki otrzymania zasiłku obowiązujące od 1 marca 2021 roku. Nieopodatkowany dodatek za pracę w domu obejmuje różne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika w domu. Są to wydatki biurowe (korzystanie z przestrzeni biurowej, utrzymanie, ubezpieczenie, podatek od nieruchomości, przekąski, materiały biurowe, sprzęt drukarski i komputerowy oraz media, np. koszty internetu czy też koszty energii elektrycznej). Rozszerzono status zwolnień z podatku na dodatkowe zwroty kosztów lub udostępnianie sprzętu. Pierwotnie był to środek tymczasowy w odpowiedzi na pandemię COVID-19. Belgijskie ministerstwo finansów potwierdziło jednak niedawno, że są to już przepisy stałe.
10 listopada 2022 r. rząd belgijski uchwalił kolejne przepisy regulujące pracę zdalną. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników zobowiązani są do pisemnego określenia prawa pracowników do rozłączania się po godzinach pracy w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Wymagane pisemne zasady powinny określać ważne kwestie. Są to ogólne ramy stosowania prawa do rozłączania się, wytyczne dotyczące korzystania z narzędzi cyfrowych w sposób chroniący czas odpoczynku pracowników, ich urlopy oraz życie prywatne/rodzinne. Istotne jest, by pracownik pracujący zdalnie miał też czas dla rodziny lub innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym. Zwrócono uwagę również na konieczność opracowania planów szkoleń i podnoszenia świadomości pracowników i kadry kierowniczej w zakresie rozważnego korzystania z narzędzi cyfrowych i zrozumienia zagrożeń związanych z nadmiernym połączeniem i wpływem pracy na wzrok.
Kodeks pracy w Indiach – zmiany dotyczące pracy zdalnej 2023
8 grudnia 2022 r. w Indiach pojawiły się nowe zasady dotyczące specjalnych stref ekonomicznych (Special Economic Zones – SEZ). Złagodzono wytyczne dotyczące bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w domu dla pracowników zatrudnionych w jednostkach SEZ. Sprecyzowano, kim jest “pracownik”. Jest to osoba zatrudniona lub zakontraktowana przez jednostki SEZ. Zniesiono ograniczenia dotyczące proporcji pracowniów mogących pracować poza terenem zakładu pracy. Dotychczas praca zdalna mogła być wykonywana przez 50% pracowników. Przepisy określają zasady wykonywania pracy zdalnej.
Co więcej, nie jest już wymagana specjalna zgoda na dopuszczenie do wykonywania pracy zdalnej. Wystarczy informacja mailowa przed rozpoczęciem przez pracownika pracy w domu. Wcześniej należało przekazywać każdorazowo uzgodnione z pracodawcą listy nazwisk osób, które otrzymały polecenie wykonywania pracy zdalnej. Obecnie bez względu na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika wystarczy prowadzić takie listy i razie potrzeby udostępniać je odpowiednim służbom.
Praca zdalna w kodeksie pracy w Indiach to także zasady wyposażania pracowników pracujących w domu w materiały i narzędzia pracy. Zapewnienie pracownikom narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej laptopów, komputerów stacjonarnych, urządzeń elektrycznych jest zwolnione z opłat celnych i podatkowych. Oczywiście wymagana jest odpowiednia ewidencja sprzętu telekomunikacyjnego niezbędnego do wykonywania pracy.
Nowelizacja kodeksu pracy 2023 w Argentynie a koszty pracy zdalnej
1 kwietnia 2021 r. weszły w życie argentyńskie nowe przepisy regulujące pracę zdalną. Mają one zastosowanie do pracowników z poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej, częściowo i całkowicie zdalnych.
Pracodawca jest obecnie zobowiązany do sporządzenia pisemnej umowy o pracę zdalną lub też okazjonalną pracę zdalną dla każdego pracownika. Umowa taka określa obowiązki stron. Należy uzgodnić z góry godziny pracy w terminie ustalonym przez obie strony. Określa też prawa pracowników do rozłączenia się po zakończeniu godzin pracy. Pracownik, który ma pod opieką dzieci do 13 lat lub z którym mieszkają osoby niepełnosprawne czy też dorośli emeryci, ma prawo do elastycznego harmonogramu pracy. Pracodawca ma obowiązek zapewnienia niezbędnych narzędzi pracy oraz ponoszenia kosztów ich instalacji, napraw i konserwacji. Jest także zobowiązany do zwrotu pracownikom wydatków związanych z pracą zdalną, które nie są normalnie ponoszone przez pracowników. Dotyczy to np. rekompensaty za używanie i konserwację narzędzi pracy przez pracowników oraz częściowego zwrotu kosztów usług internetowych pracowników. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy pracownicy zdalni korzystają z takich samych praw, jak pracownicy stacjonarni.
12 października 2022 r. rząd Argentyny uchwalił rozporządzenie, które wyznacza Federalne Ministerstwo Pracy, Zatrudnienia i Zabezpieczenia Społecznego jako organ wykonawczy. Upoważnia ono wszystkich pracodawców zatrudniających pracowników zdalnych do zarejestrowania się w FMLESS. Rozporządzenie tworzy rejestr pracowników wykonujących pracę zdalną. Jest on przekazywany Krajowej Radzie Nowych Form Pracy, odpowiedzialnej za wdrażenie, administrowanie i kontrolowanie rejestru.
Australia – praca zdalna – nowe przepisy dla pracodawców i pracowników
W grudniu 2022 r. rząd Australii przyjął ustawę “Secure Jobs, Better Pay”. Zmienia ona istniejące przepisy dotyczące elastycznych uzgodnień odnośnie modelu pracy i uprawnia Komisję ds. Sprawiedliwej Pracy uprawnienia (FWC) do rozpatrywania sporów w tej kwestii. Nowe przepisy wprowadzają prawo do wnioskowania o elastyczną organizację pracy. Prawo do pracy zdalnej na wniosek pracownika częściowo w miejscu wskazanym zostało rozszerzone na kobiety w ciąży oraz pracowników, którzy doświadczyli przemocy rodzinnej i domowej. Przed zmianami prawo to przysługiwało tylko niektórym grupom pracowników, w tym osobom niepełnosprawnym lub osobom w wieku 55 lat i więcej.
Pracodawcy są zobowiązani spotkać się z pracownikami w miejscu wskazanym przez pracownika lub pracodawcę. Muszą omówić ich próśby o elastyczną organizację pracy. Muszą ocenić takie prośby i spróbować je uwzględnić lub zaoferować alternatywne rozwiązania. Jeśli pracodawca i pracownik nie mogą dojść do porozumienia, wówczas pracodawca ma prawo odrzucić prośbę z uzasadnionych powodów biznesowych. Pracodawca powinien dostarczyć pisemne wyjaśnienie dlaczego musi odmówić pracy zdalnej. Ma na to 21 dni od otrzymania prośby.
Pracownicy mogą zwrócić się do FWC, by zakwestionować odmowę pracodawcy lub brak odpowiedzi na wniosek o elastyczną organizację pracy. FWC ma prawo do wszczęcia postępowania pojednawczego i arbitrażowego, w tym do nakazania pracodawcy dostarczenia dodatkowych wyjaśnień, przychylenia się do wniosku pracownika lub nakazania wprowadzenia alternatywnych rozwiązań w celu uwzględnienia wniosku.
