Twoim głównym zajęciem jest headhunting i rekrutacja nowych pracowników dla wielu wymagających firm. Przychodzisz rano do pracy. W skrzynce czeka kilka/kilkanaście/kilkadziesiąt maili, z którymi trzeba coś zrobić. Szef wyznacza Ci kolejne zadania do zrealizowania. Jest tylko jeden problem: po prostu akurat nie masz na to żadnej ochoty. Odkładasz więc wszystko na magiczne i wręcz mityczne „potem”, licząc na to, że będzie lepiej. Brzmi znajomo? Nie martw się, nie tylko Ty tak masz.
Headhunting, ze względu na złożoność, jest procesem wieloetapowym. Nic więc dziwnego, że często „kusi nas”, by niektóre obowiązki i kwestie do zrobienia przenieść na inny termin. Jeśli istnieje taka możliwość, najczęściej wielu z nas odwleka wypełnienie obowiązków niemal w nieskończoność. Niewiele osób może bowiem poszczycić się skrupulatnością i bezwzględną terminowością. Nie mniej, w procesie rekrutacji obie te cechy są niezwykle istotne i bardzo mile widziane.
Headhunting a prokrastynacja
Headhunting jest bez wątpienia zadaniem wymagającym. Podczas wypełniania swoich obowiązków headhunter musi wykonać kilka lub kilkanaście procesów. Aktywne poszukiwanie pracownika, jego „przesianie” z obszernej listy kandydatów, błędy w CV i ich odszyfrowanie, liczne rozmowy telefoniczne oraz osobiste, spotkania rekrutacyjne, zmiana wymagań pracodawcy – to tylko nieliczne z nich. W czym może mu zatem przeszkodzić odkładanie ich na później, czyli prokrastynacja?
Prokrastynacja polega na odwlekaniu i dotyczy każdej dziedziny życia: od rzeczy drobnych i mało znaczących aż do długoterminowych planów życiowych. Nie mylmy jej jednak ze zwykłym lenistwem, bo przez ekspertów jest uznawana za problem natury psychologicznej. Zamiast od razu wykonać pewne zadania, na które nie do końca mamy ochotę, przekładamy je na później. W zależności jak trudne i poważne wydaje nam się to zadanie, może to być 10 minut (oddzwonienie do kogoś), godzina (odpisanie na maila), dzień (posprzątanie biurka), tydzień (zaczęcie pracy nad projektem), rok (zmiana pracy), itp. Nie jest też tak, że jeżeli powiemy sobie „zrobię to za godzinę” to naprawdę zrobimy wtedy daną czynność. Jeżeli nie goni nas deadline albo nie mamy innego zewnętrznego motywatora, to możemy być skłonni przekładać wykonanie zadania praktycznie w nieskończoność.
Pozorna ulga – nie na długo
Prokrastynacja jest zatem bardzo podstępna. Początkowo czujemy ulgę. Odkładając jakiś problem na później mamy uczucie, że w jakimś stopniu się go pozbyliśmy i nas nie dotyczy. Jednak gdzieś z tyłu głowy cały czas jesteśmy świadomi, że mamy coś do zrobienia. Przecież headhunting to nasza praca. Sukces w rekrutacji zależy od nas samych i naszego nastawienia. Mimo, że chciałeś zostać headhunterem i jest to zajęcie, które sprawia Ci przyjemność, możesz również odczuwać niechęć do wykonywanych obowiązków. Może ona być chwilowa lub ciągnąć się przez dłuższy czas. W każdym przypadku powinieneś jednak zainteresować się przyczyną prokrastynacji. W końcu przecież przychodzi ten kluczowy moment, w którym zadania bardziej opóźnić się już nie da. A wtedy pojawia się stres, gdy orientujemy się, że jednak nie mamy wystarczająco czasu. Zaczynamy być źli na samych siebie, że do tego dopuściliśmy. Czy czegoś nas to uczy i następnym razem już tak nie postąpimy?
Skąd bierze się prokrastynacja?
Prokrastynacja może mieć bardzo poważne przyczyny zapoczątkowane już w dzieciństwie. Jest wtedy problemem, który potrzebuje konsultacji z lekarzem. Większość z nas jednak boryka się z prokrastynacją innego typu, którą można bardzo łatwo podsumować: taka jest niestety natura ludzka i tak zostaliśmy zaprogramowani. W naszym mózgu walczą ze sobą dwie siły: emocjonalna (układ limbiczny) i racjonalna (kora przedczołowa).
Racjonalny mózg wie, że pomimo iż wykonanie zadania zabierze nam pewną ilość czasu i może nam się nie podobać, ostatecznie jest dla nas dobre i da nam poczucie satysfakcji. Za to mózg emocjonalny kompletnie to ignoruje. Dla niego ważniejsza jest bowiem spontaniczność i uczucie natychmiastowej satysfakcji i nagrody, jakie da nam odwlekanie i skupienie się na rzeczach przyjemniejszych (jak np. oglądanie kotów na YouTubie, czy zagłębianie się w media społecznościowe). Wykonanie czynności wymaga też pewnego wkładu energii. Organizm lubi natomiast energię magazynować na gorsze czasy. Jeżeli dodatkowo dostanie od mózgu sygnał „ta czynność może poczekać”, to mamy idealną wymówkę dla naszej prokrastynacji, której nie jesteśmy nawet świadomi.
Jak „zabrać się” za obowiązki?
- Rozplanuj działanie. Dzięki temu będziesz mieć pełny obraz tego, z czym tak naprawdę przyjdzie Ci się zmierzyć oraz poczucie satysfakcji, że coś już udało Ci się zrobić. Przygotuj listę wszystkich zadań do wykonania i podziel je na cztery kategorie: ważne i szybkie, ważne i długoterminowe, mało ważne i szybkie, mało ważne i długoterminowe.
- Jeżeli do zrobienia „na teraz” masz kilka zadań, zrób najpierw dwa, które uważasz za najprostsze i najszybsze. Potem wykorzystaj rozpęd i przejdź to tego najtrudniejszego.
- Osobom, których prokrastynacja dotyczy, najtrudniej jest w ogóle zacząć coś robić. Dlatego podziel zadanie na mniejsze części i zacznij od tej najłatwiejszej. Kiedy uda ci się ją skończyć poczujesz się lepiej. Zorientujesz się, że to uczucie jest przyjemne i będziesz chcieć utrzymać ten stan. Wykonasz zatem kolejny etap, aż w końcu całe zadanie zostanie ukończone.
Gdy masz już dość swojej prokrastynacji:
- Odpowiednio przygotuj sobie miejsce pracy. Pozbądź się rozpraszaczy, schowaj telefon poza zasięg wzroku (a najlepiej rąk). Jeżeli możesz, znajdź sobie jakiś cichy kąt, gdzie nikt nie będzie Ci przeszkadzać.
- Jeżeli jakieś zadanie Ci nie wychodzi, nie rezygnuj z działania całkowicie, tylko spróbuj skupić się na czymś innym, z czym być może pójdzie Ci znacznie lepiej. Nie wytrącisz się wtedy z rytmu.
- Wykorzystaj technikę Pomodoro (nazwa pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora). Ta technika polega na całkowitym skupieniu się na wykonywanym zadaniu na 25 minut, a potem zrobieniu sobie 5-minutowej przerwy. I tak w kółko. Oszukasz w ten sposób trochę Twój emocjonalny mózg. Ostatecznie dostanie on nagrodę, tylko będzie musiał poczekać na nią jedyne 25 minut. Niedużo, prawda?
- Jeżeli wszystko inne zawiodło, spróbuj zagrać ze sobą w grę psychologiczną. Wyobraź sobie dwie przyszłe wersje siebie: jedną, która czynność wykonała oraz drugą, która dalej z tym zwleka. Jak myślisz, która wersja czuje się lepiej i która odczuwa większą satysfakcję? Na tym etapie to, którą wersją ostatecznie będziesz, zależy już tylko od Ciebie.
Rekruterzy, headhunterzy i konsultanci Executive Search – jak Wy radzicie sobie z zadaniami, które są trudne i na które nie macie ochoty?
Jakie zadania najczęściej odkładacie na potem?
